MEDAN — Sistem arsip konvensional yang selama ini identik dengan tumpukan kertas dan pencarian dokumen yang lambat mulai ditinggalkan. Tim Program Kemitraan Wilayah (PKW) menghadirkan Sistem Arsip Digital Terintegrasi di Cabang Dinas Pendidikan Wilayah I Dinas Pendidikan Provinsi Sumatera Utara, sebuah terobosan untuk menciptakan tata kelola administrasi yang lebih cepat dan tertib.
Program ini merupakan kolaborasi perguruan tinggi dengan mitra pemerintahan. Tim pelaksana dipimpin Dr. Zulkifli Matondang, M.Si., dengan anggota Fahmy Syahputra, S.Kom., M.Kom., Dr. Adi Sutopo, M.Pd., M.T., serta Azmi Rizki Lubis, S.Pd., M.T.
Kebutuhan sistem arsip yang cepat dan mudah diakses semakin mendesak seiring bertambahnya volume dokumen administrasi pendidikan. Cara konvensional dinilai penuh hambatan: proses pencarian memakan waktu lama, memerlukan ruang penyimpanan fisik yang luas, serta menyisakan risiko kerusakan dan kehilangan berkas.
Sistem digital terintegrasi yang dikembangkan tim PKW menjawab persoalan itu. Dokumen dapat disimpan, dikelompokkan, dicari, dan dikelola secara digital. Layanan administrasi pun diharapkan berjalan lebih efektif dan efisien.
Ketua tim PKW, Dr. Zulkifli Matondang, M.Si., menegaskan bahwa keberhasilan digitalisasi arsip tidak hanya bergantung pada aplikasi, melainkan pada kesiapan sumber daya manusia yang mengoperasikannya.
“Keberhasilan digitalisasi arsip sangat bergantung pada kesiapan sumber daya manusia yang menggunakannya,” ujarnya.
Karena itu, implementasi sistem tidak berhenti pada penyediaan teknologi. Tim pelaksana memberikan pendampingan bertahap, mulai dari pengelolaan akun, penginputan data dan dokumen, pengelompokan arsip, hingga pencarian dokumen. Pendampingan ini dirancang untuk mempercepat adaptasi dan mengurangi kendala teknis saat sistem dipakai dalam aktivitas sehari-hari.
Kolaborasi dengan Cabang Dinas Pendidikan Wilayah I menjadi kunci pelaksanaan program. Sebagai mitra, Cabang Dinas mendukung identifikasi kebutuhan, koordinasi dengan pemangku kepentingan, hingga penyesuaian sistem dengan kondisi administrasi di lingkungan pendidikan.
Kasubbag Cabang Dinas Pendidikan Wilayah I Provinsi Sumatera Utara, Aidhil Rahmad Dalimunthe, S.STP., M.SP., menyambut baik program yang mengedepankan pemanfaatan teknologi untuk meningkatkan kualitas tata kelola administrasi.
Sinergi antara perguruan tinggi dan pemerintah ini diharapkan menghasilkan perubahan nyata dalam pengelolaan dokumen dan peningkatan kualitas pelayanan administrasi pendidikan.
Program ini menegaskan bahwa digitalisasi bukan semata perubahan media penyimpanan dari kertas ke sistem elektronik, melainkan perubahan cara kerja. Pengguna didorong membangun kebiasaan kerja yang lebih tertib dan terstruktur dengan memanfaatkan teknologi.
Dampak yang diharapkan meliputi percepatan pencarian dokumen, peningkatan efisiensi pengelolaan arsip, keamanan data yang lebih terjaga, serta kemudahan akses informasi. Lebih jauh, sistem ini diharapkan menumbuhkan budaya kerja yang efektif di lingkungan Cabang Dinas Pendidikan Wilayah I Sumatera Utara.